Für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen kann es unterschiedliche Gründe geben: vom Wunsch, Mitarbeitende maßgeblich in Managementprozesse einzubinden, und der Erkenntnis, dass das Unternehmen ohne dies seine besten Ergebnisse nicht erzielen kann, bis hin zur Vorgabe von Erhebungen durch die Konzernleitung. Das Erfassen und Weiterentwickeln der Employee Experience gehört zu den bedeutenden aktuellen Trends im Personalbereich. Der anhaltende Fachkräftemangel sowie die globale Talentsuche machen das Thema für alle Führungskräfte und Personalfachleute hochrelevant.
Beteiligung und Engagement oder ganzheitliche Employee Experience?
Der Umfang der geplanten Untersuchung hängt von deren Zielsetzung ab. Es empfiehlt sich jedoch, sich nicht nur auf die dringendsten Probleme und alte Gewohnheiten zu beschränken, sondern das Spektrum der Themen möglichst breit aufzustellen. Eine gute Customer Experience basiert auf einer motivierten Employee Experience. Je präziser alle Bereiche des Arbeitslebens erfasst werden, desto besser ist die Führungsqualität, die wir als Arbeitgeber bieten können.
Natürlich sind die Anforderungen und Ausgangslagen unterschiedlich. Eine kurze Pulsbefragung zu einem konkreten Thema liefert eine weitaus effektivere Grundlage für eine operative Entscheidung als die bloße Einschätzung der Führungsebene.
Die allgemeine Empfehlung lautet, bei der Planung der Studie möglichst viele Bereiche des Arbeitslebens abzudecken und den Menschen ganzheitlich zu betrachten. Das Wohlbefinden und die psychische Gesundheit der Mitarbeitenden müssen als strategische Ressource verstanden werden, die neben anderen Ressourcen des Unternehmens gemessen und weiterentwickelt wird.
Was kostet das Ganze?
Die Kosten der Erhebung und der zeitliche Aufwand sollten stets im Verhältnis zum Nutzen stehen. Unternehmen, die durch die Nutzung von Forschungsergebnissen zur Einbindung ihrer Mitarbeitenden beitragen, sind wirtschaftlich erfolgreicher. Vor diesem Hintergrund lassen sich die Kosten für Mitarbeiterbefragungen als Investition betrachten.
Der heutige Trend, weg von jährlichen Befragungen hin zu einer enger getakteten Kommunikation, führt nicht zwingend zu höheren jährlichen Gesamtkosten. Die Ergebnisse lassen sich einfacher erfassen und stehen schneller und aktueller zur Verfügung. Bei vergleichbarem Aufwand liefert eine kontinuierliche Befragung Echtzeitergebnisse.
Während der Gesundheitskrise haben HR-Teams kreative Wege gefunden, Erhebungen selbst zu konzipieren und durchzuführen. Die Entscheidung zwischen vorgefertigten technologischen Lösungen und Eigenentwicklungen sollte strategisch abgewogen werden: Ist es kostengünstiger, die Erhebung selbst zu erstellen, oder sollte die Zeit der HR-Spezialisten für Vorbereitung und Präsentation anderweitig genutzt werden? Wichtig ist es, vorab ausreichend Zeit für die interne Kommunikation einzuplanen – und vor allem für die anschließende Arbeit mit den Ergebnissen.
Schnell und unkompliziert
Mitarbeitende teilen ihr Feedback gerne, wenn die Beantwortung einfach und unkompliziert ist. Bereitgestellte Links sollten auf Anhieb funktionieren und idealerweise ohne Login zugänglich sein. Je häufiger wir unsere Teams mit Befragungen erreichen möchten, desto wichtiger wird der Einsatz passender Technologien als Kommunikationskanal. Im Gegenzug ermöglicht uns Technologie, Informationen schneller zu verarbeiten und Maßnahmen direkt abzuleiten.
Schwieriger ist es, Feedback von Personen einzuholen, die im Arbeitsalltag nicht vor Bildschirmen arbeiten. Ein Papierfragebogen ist besser als gar keine Rückmeldung, stellt jedoch keine nachhaltige Lösung dar. Im Juni stattete Walmart 740.000 Mitarbeitende mit Smartphones aus, um einen Kommunikationskanal zu den Offline-Beschäftigten aufzubauen. So werden beispielsweise geschlossene Gruppen auf Social-Media-Plattformen als arbeitgeberseitiger Informationskanal genutzt. Die Notwendigkeit, Mitarbeitende täglich zu erreichen, macht Technologie unverzichtbar.
Sobald eine technische Lösung etabliert ist, lässt sich der Wechsel zu kürzeren Kommunikationsintervallen mühelos umsetzen. Der empfohlene wöchentliche Rhythmus kann bei digitaler Zusammenarbeit auch täglich erfolgen. Dadurch lassen sich mehr Themen abdecken, und die Beantwortung von ein bis zwei kurzen Fragen wird nicht mehr als mühsame Pflicht empfunden.
Mut zur Offenheit
Mitarbeiterbefragungen spiegeln die interne Kultur und Wertehaltung des Unternehmens wider. Es kann vorkommen, dass sich Mitarbeitende nicht sicher genug fühlen, um offenes und kritisches Feedback zu geben, und stattdessen die vermeintlich „richtigen Antworten“ wählen. In diesem Fall sollten Führungskräfte selbstkritisch reflektieren. Das bedeutet nicht, dass Befragungen sinnlos sind, sondern dass Vertrauen aufgebaut und eine offenere Kultur gefördert werden muss. Solche Veränderungen brauchen Zeit, bringen dem Unternehmen jedoch weit mehr als nur ehrliche Antworten und ein Gefühl von Teamsicherheit.
Die Entschlossenheit der Führungskraft sowie eine klare Kommunikation darüber, warum die Befragungen durchgeführt und wie die Ergebnisse genutzt werden, tragen wesentlich zum Verständnis der Erhebung im Team bei. Wenn die Führungskraft vom Nutzen überzeugt ist, kann sie auch das Team zur aktiven Mitwirkung motivieren. Fehlt dieser Glaube oder das Bewusstsein für die eigene Vorbildrolle, bleiben echte Ergebnisse aus.
Anonyme Befragungen helfen Mitarbeitenden, offener und mutiger zu sprechen. Wenn der Zweck der Studie durch Anonymität am besten erreicht wird, sollte dieser Weg gewählt werden. Manche Erhebungen erfordern jedoch personalisierte Rückmeldungen – in diesem Fall kommt einer transparenten Kommunikation eine noch wichtigere Rolle zu.
Ich habe einen Vorschlag!
Bei Befragungen empfiehlt es sich, die Möglichkeit für Freitextkommentare anzubieten. Wenn bereits ein Kommunikationskanal eingerichtet ist, sollte das Potenzial voll ausgeschöpft werden: Ermutigen Sie die Teilnehmenden neben den festen Fragen dazu, eigene Vorschläge einzubringen. Unsere Arbeitsweisen haben sich verändert, und es gilt, das gesamte kollektive Wissen zu nutzen, um sich flexibel an neue Rahmenbedingungen anzupassen. Auch in Unternehmen ohne Mitarbeiterbefragungen tauschen sich Mitarbeitende in der Kaffeepause darüber aus, wie Prozesse optimiert werden können. Es lohnt sich, diese Stimmen gezielt einzufangen.
Nicht die richtigen Antworten, sondern die richtigen Fragen
Die Auswahl und präzise Formulierung der richtigen Fragen sind von zentraler Bedeutung. Jedes Unternehmen besitzt ein eigenes Profil, und auch die jeweilige Branche gibt einen spezifischen inhaltlichen sowie sprachlichen Rahmen vor. Ein anschauliches Beispiel ist die Verwendung der Begriffe „Unternehmen“ oder „Institution“, die bei Beschäftigten im öffentlichen Sektor die Bereitschaft zur Teilnahme mitunter dämpfen kann. Bei der Konzeption sollten standardisierte Fragen externer Anbieter geprüft und bedarfsgerecht angepasst werden. Auch Inhalt oder Tonalität können sich im Laufe der Zeit ändern und Aktualisierungen erfordern. Entscheidend bleibt die klare Zielsetzung der Studie – sie bildet das Fundament für zielgerichtete Fragen.
Index oder Inhalt
Die Ergebnisse der ausgewählten Erhebung sollten für alle Beteiligten einfach und verständlich aufbereitet sein. Viele klassische Studien liefern rein numerische Werte, die aufwendig interpretiert werden müssen, um Stärken und Schwächen zu identifizieren. Zunehmend etablieren sich Lösungen am Markt, die statt bloßer Kennzahlen konkrete Themen und Facetten des Arbeitslebens beleuchten. Diese sind auch für diejenigen Teammitglieder leichter nachvollziehbar, die nicht täglich mit Feedback-Analysen befasst sind.
Fazit
Der Nutzen einer aktiven Mitarbeiterbeteiligung spiegelt sich sowohl in der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Unternehmens als auch im Wohlbefinden des Teams wider. Zufriedenheit, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten und eine hohe Führungsqualität stärken das Team und sichern die langfristige Bindung von Talenten. Um eine Diskrepanz zwischen der Wahrnehmung der Führungsebene und den tatsächlichen Ansichten des Teams zu vermeiden, ist es unerlässlich, die Employee Experience kontinuierlich zu erfassen und aus den Erkenntnissen konkrete Maßnahmen abzuleiten.
Pille Parind-Nisula
